Les frais de transport correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle.
En effet, le salarié est souvent amené à utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, ou à utiliser des transports en commun ou de services publics de location de vélos pour se rendre au travail.
Ces frais peuvent être remboursés par l’employeur. La prise en charge de ces frais est alors exonérée de cotisations sociales, dans certaines limites et sous certaines conditions.
A quoi correspond l’indemnité kilométrique ?
Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, une prise en charge des frais par l’employeur est possible, sous la forme d’une indemnité kilométrique.
Pour cela, le salarié doit remplir une condition relative à la contrainte. En effet, il ne doit pas pouvoir prendre les transports en commun, en raison de l’éloignement de son domicile ou de son lieu de travail, ou en raison de ses horaires de travail.
Cette indemnité kilométrique ne peut donc être admise lorsque l’éloignement du domicile du salarié et l’utilisation de son véhicule personnel résultent de convenances personnelles.
Lorsque cette condition est remplie, les frais kilométriques du salarié peuvent être pris en charge pour l’utilisation de son véhicule dans le cadre de son travail. Une indemnité lui est alors versée, qui vise à prendre en charge les dépenses liées au carburant, à l’entretien, à l’assurance ou encore à l’amortissement du véhicule.
☛ Attention : différents modes de prises en charge des frais de transport des salariés existent. Un seul est obligatoire : la prise en charge à hauteur de 50% du coût des titres d’abonnements de transports publics souscrits par les salariés pour l’intégralité des trajets entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.
L’indemnité kilométrique constitue un mode de prise en charge facultatif, au même titre que la prise en charge des frais de carburant et alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène, la prime de transport, ou encore le forfait mobilités durables.
Comment mettre en place une indemnité kilométrique ?
L’indemnité kilométrique est facultative. Elle peut être mise en place par accord d’entreprise, ou par accord individuel avec le salarié, par exemple au sein de son contrat de travail.
La Convention collective Syntec ne prévoit pas de dispositions particulières sur ce point.
Toutefois, les montants et les modalités de l’indemnité sont fixés en référence aux barèmes établis par l’administration fiscale, afin de pouvoir bénéficier des exonérations de cotisations sociales.
Ces barèmes prennent en compte les kilomètres parcourus et la puissance du véhicule du salarié. Pour l’année 2024, ils sont établis tels que :
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 cv et moins | d x 0.529 | (d x 0.316) + 1 065 | d x 0.370 |
| 4 cv | d x 0.606 | (d x 0.340) + 1 330 | d x 0.407 |
| 5 cv | d x 0.636 | (d x 0.357) + 1 395 | d x 0.427 |
| 6 cv | d x 0.665 | (d x 0.374) + 1 457 | d x 0.447 |
| 7 cv et plus | d x 0.697 | (d x 0.394) + 1 515 | d x 0.470 |
d = distance parcourue à titre professionnel en km
Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20%.
| Puissance fiscale | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| De 1 à 2 cv | d x 0.395 | (d x 0.099) + 891 | d x 0.248 |
| De 3 à 5 cv | d x 0.468 | (d x 0.082) + 1 158 | d x 0.275 |
| Plus de 5 cv | d x 0.606 | (d x 0.079) + 1 583 | d x 0.343 |
d = distance parcourue à titre professionnel en km
Les indemnités versées sont exonérées de cotisations et contributions sociales dans la limite de ces barèmes.
Toutefois, pour bénéficier de ces exonérations, il convient de pouvoir justifier :
- De la puissance fiscale du véhicule utilisé par le salarié,
- De la distance qui sépare son domicile du lieu de travail,
- Du moyen de transport utilisé par le salarié,
- Du nombre de trajets effectués chaque mois.
En effet, la preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel incombe à l’employeur.
Il est donc primordial de demander au salarié de fournir tous ces justificatifs (justificatif de domicile, d’assurance véhicule…).
Lorsque les indemnités kilométriques versées ne dépassent pas les montants fixés par l’administration fiscale, elles sont réputées utilisées conformément à son objet.
Verser une indemnité supérieure aux montants fixés par les barèmes de l’administration fiscale reste possible. Toutefois dans ce cas, il convient également de prouver l’utilisation effective des indemnités par le salarié conformément à leur objet. A défaut, la fraction excédentaire est assujettie à l’ensemble des cotisations et contributions sociales.
☝ A savoir : il est également possible de prendre en charge les amendes liées aux infractions résultant du mauvais comportement du salarié (excès de vitesse, dépassement non autorisé…) ou du mauvais fonctionnement du véhicule (absence de contrôle technique…). Ces dépenses constituent alors une prise en charge d’une dépense personnelle, et constitue un élément de rémunération soumis à cotisations et contributions sociales.
Les infractions relatives au stationnement et à l’acquittement des péages sont à la charge du titulaire du certificat d’immatriculation. Leur prise en charge constitue ainsi un avantage versé à l’occasion ou en contrepartie du travail, et est soumise à cotisations et contributions sociales.
Naturellement, le CABINET DESRUMAUX AVOCATS se tient à votre disposition pour toute question relative à la mise en place d’une indemnité kilométrique.
